并购（M&A）
iDeals 虚拟数据室是并购交易过程中行业文件管理标准的最佳实践。
为什么您在并购交易中需要虚拟数据室的帮助？
交易人士意识到想要进行一次成功的交易，就需要有优秀的策略、全面的尽职调查以及策划良好的整合方案。在并购（M&A）交易中，买卖双方都需要一个方便的途径以获取敏感文档，用以完成尽职调查，并在截止日期前达成目标。下面我们就来看一下，虚拟数据室是如何为并购交易的各个阶段提供协助的：
探索性调研/出售前阶段
在计划并购之前，卖方需要准备虚拟数据室，并将出售前文档上传，这样一来潜在投资者就能很快地查看到这些文档，从而支持尽职调查的进行。
尽职调查阶段
卖家可以使用数据室将历史信息、合规文档以及其他关键记录分发给用户。在此过程中，潜在买家可能会就文档向卖家提出问题，或是需要卖家提供额外的文档。尽职调查流程结束后，数据室将会关闭该交易，而数据室内的内容将会被存档。
合并后整合阶段
虚拟数据室能够帮助合并后的公司将其财务、法务、IT 以及其他部门进行整合。在新公司继续增长的过程中，虚拟数据室能够作为公司的文档存储库，并为执行沟通提供协助。
虚拟数据室的优势
降低并购耗时和成本
现如今，虚拟数据室（VDR）已经成为了文档安全共享的行业标杆。相较于实体数据室，虚拟数据室能够为您节省差旅时间和花销，使得文档访问更加简便，同时也降低了访问管理的成本。更为重要的是，虚拟数据室中能够容纳多个交易项目短时间内同时进行。
安全可控的交易环境
目前，市面上有一些供应商为自己的文件共享服务贴上了“虚拟数据室”的标签，但是往往都名不副实。虚拟数据室和文件共享服务这两种产品乍看起来确实十分相似。然而，二者还是存在一些实质性的差别：包括安全性级别以及虚拟环境可控级别。
- 与 FTP 或是文件同步和共享应用不同的是，虚拟数据室拥有更高的安全标准，各方可以在其中安全地传输文件。
- 用户还可以使用虚拟数据室对一些功能设置访问限制：包括打印、下载或者甚至是在第二轮尽职调查开始前对某些文档的查看。
设置简单，使用轻松
在尽职调查开始之前，往往需要执行一个全面的准备工作。尽管如此，在现代商界，一桩交易有时候也会在出人意料的情况下发生。所以在此充满活力而又节奏紧凑的环境下，绝大多数交易人士无疑都会选择信任虚拟数据室。在大多数情况下，虚拟数据室能够在 30 分钟内启动，并且大多数数据室提供多语言访问、移动用户界面以及其他诸多便捷的功能选项。
法律合规性
虚拟数据室使得某些法律要求的合规流程变得更加简洁，例如《萨班斯—奥克斯利法案》。合规流程中公司的主要关切是通常需要提供法律所规定的所有文档，而虚拟数据室供应商往往会提供依据相关法律规定创建的尽职调查索引模板，帮助卖家在并购交易的准备阶段整理文档。卖家一旦将文档准备好并上传至虚拟数据室后，所有预期的买家都可以访问这些文档，且他们对于文档的操作都会被系统记录下来。在交易完成后，买卖双方都可以拿到 DVD 或闪存版本的文档存盘以及详细的活动审计跟踪报告，日后若是出现法律争端，以上内容可以作证据之用。
搭建并购虚拟数据室
上传尽职调查文档
- 右击功能以及用户熟悉的拖放处理功能使得用户可以快速地将文件夹和文件添加进尽职调查索引，或是将其从索引中删除及移动。
- 您也可以通过拖放，轻松快速地将多个文件或是整个文件夹上传至虚拟数据室。
- iDeals 同步功能可以提升上传速度，实现本地和网络共享盘文件直接上传至云存储。
- 在上传过程中，微软 Word、Excel 以及 Powerpoint 文件将自动转化为安全的 PDF 文件。这一功能将能够帮助消除文档准备中可能出现的问题。
- 快速编辑 PII、客户和供应商的详细信息，并在交易过程中取消编辑。手动选择内容，或通过数据室中的搜索和编辑功能查找文本匹配项。
组织数据室索引
当所有必要信息都完成上传后，上传方需要对交易文档进行组织并命名，以便买家能够轻松查找。
- 有了数据室，文件夹结构和文件的组织将变得十分简单，而在此之后感兴趣的买家也能够直接访问到这些内容。
- 有了数据室的自动索引编号功能，您也不必对文件和文件夹手动重新组织和命名。当文件重新组织完毕后，发生了添加或删除的文档索引将会被自动重建。
- 数据室还拥有另一个省时功能，单击右键选择“重命名”就可轻松为文件和文件夹重命名。
- 您可以为文件夹和文件添加注释，以便为预期买家（投标者）提供额外指导。
- 您也可以通过右键点击想要做出更改的文件或文件夹，轻松通知所有用户。
- 标签使您可以对文档进行分类，以加快搜索速度。使用多个标签来组织文件，以满足您的项目需求。
管理投标人访问
在整个交易过程中，不断会有新用户加入，而他们的访问权限也会时常发生变化。您越快地将参与者邀请进来，并为其分配访问权限，这些投标人就能更早地开始并完成尽职调查流程。
- 将用户列表以 Excel 或“.csv”格式文件导入虚拟数据室，几分钟内即可邀请整个投标人团队进入数据室。
- 借助这些简便神奇的工具，用户可以简单快捷地添加或移除参与者以及设置文件访问权限。
- 更快完成投标人设置：组织用户群组，批量分配基于文件夹或文件类型的权限。
- 防止潜在的信息泄露风险，为每位用户分配恰当的访问权限。有了 iDeals 虚拟数据室，管理员就得以控制用户查看、下载及打印信息的权限。
在信息更加充足的情况下快速做出决策
在进行交易的过程中，不充分的或是延后的尽职调查流程可能会带来风险。有了 iDeals 虚拟数据室，交易人员和公司管理人员就能够在当前快节奏的并购交易中，依仗尖端技术来预测不同的情景。iDeals 平台能够让他们：
- 显著缩减并购流程耗时：若想交易顺畅进行，很重要的一点就是有关各方可以用任何设备快速轻松地访问文档。
- 消除文件分发问题：您可以借助报告工具来查看谁访问了该信息以及谁最近访问数据室的频率最高。
- 减少市场和经营风险：数据室中完整的审计跟踪能够在可能出现的诉讼中提供协助。
- 通过精简的 Q&A 功能，快速高效地对投标人需求作出回应，监控问题状态，并在您的消息中添加数据室文件附件。
- 实时监控交易流程：使用操作界面和报告工具接收最新的进展跟踪以及工作流透明度。
